Services
Les services généraux viennent en soutien des trois missions de l’ECA (prévention, secours, assurance). Découvrez ici les activités principales en 2020 au travers du quotidien de nos collaborateurs.
Les services généraux comptabilisent près d’une centaine de collaborateurs qui viennent en soutien des trois missions de l’ECA (prévention, secours, assurance) et participent au développement de l’entreprise. Ils sont rattachés pour certains à la direction générale (informatique, gestion des risques, gestion des projets) et pour d’autres à la division des services transversaux (ressources humaines, affaires juridiques, communication, sécurité et facility management, centre de formation).
Gestion des risques et projets
L’année 2020 a vu des développements importants en matière de gestion des risques. Des avancements significatifs ont ainsi été réalisés dans le processus d’établissement de plans de continuité liés aux besoins provoqués par la crise COVID-19. De nombreuses mesures permettant d’assurer la continuité des activités clés ont pu être formalisées et testées par la même occasion.
Par ailleurs, une revue complète des risques majeurs pour l’Etablissement a aussi été réalisée, afin de réévaluer ceux déjà identifiés et de formaliser les éventuels nouveaux sujets de risque.
Dans le cadre de la transformation et de la modernisation des processus de l’Etablissement, le programme de digitalisation DIGECA a rendu en 2020 une partie importante des livrables. Ainsi, la classification documentaire (taxonomie), la mise en œuvre d’une démarche de GED probante ou encore la validation d’une initiative expérimentale d’intelligence artificielle, au service de la classification documentaire, ont grandement contribué à augmenter l’efficience des différents services concernés.
Un grand nombre d’autres projets ont aussi pu progresser durant l’année passée sous revue, notamment la dématérialisation du traitement des poursuites mobilières, la facturation et le paiement électroniques (eBill), de même que le projet SIGECA relatif à la représentation graphique des données.
Services des technologies et de l’information
La première vague de la pandémie a fortement impacté les activités des services des technologies et de l’information (STI) de l’ECA. La mise en place rapide, immédiate et généralisée du télétravail pour les quelque 300 collaborateurs de l’Etablissement a toutefois pu se faire sans accroc au mois de mars. Il faut souligner l’excellent travail d’anticipation de l’équipe systèmes qui a permis d’ajuster en dernière minute les détails pour réussir cette prouesse. Ainsi, deux semaines avant le semi-confinement, des analyses d’impacts et de besoins avaient été réalisées concernant la bande passante nécessaire et son ajustement, l’acquisition des licences VPN, ainsi que le support et la formation des collaborateurs au logiciel d’authentification.
L’ECA continue son processus de transformation digitale avec l’introduction d’un certain nombre de nouveaux outils opérationnels majeurs dans la gestion des données (gestion documentaire, base de données, flux financiers etc.). La préparation de l’infrastructure informatique pour ECAVENIR génère également une charge de travail conséquente pour les équipes concernées.
La migration vers un nouveau CRM (Microsoft Dynamics CRM), un outil moderne, est une réussite dont l’Etablissement peut déjà mesurer les bienfaits sur d’autres projets. La plateforme est transverse et est ainsi le point de pivot pour l’ensemble des contacts de l’ECA. En 2021, son intégration va s’étendre à d’autres solutions informatiques.
Par ailleurs, un certain nombre de processus et de formulaires ont été digitalisés pour des questions de simplification, de documentation et de traçabilité des décisions.
Le service télématique a œuvré en 2020 pour apporter des améliorations continues au système d’aide à l’engagement (ProSDIS). Des efforts importants ont été réalisés pour stabiliser, identifier et qualifier des éventuels incidents. L’objectif est de pouvoir offrir une plateforme opérationnelle répondant au niveau d’exigence requis par les missions de sécurité publique de l’Etablissement.
Par ailleurs, un projet de modernisation du réseau de radiocommunication des sapeurs-pompiers du canton de Vaud a également débuté. Celui-ci apporte de nombreux avantages, dont une base technologique moderne, une qualité audio améliorée, davantage de fonctionnalités et une sécurité renforcée.
Le premier véhicule de commandement a été mis en service et est opérationnel. Ce véhicule embarque des technologies de dernière génération, que ce soit au niveau des systèmes de communication, de vidéo et visualisation, de domotique embarquée et d’informatique.
Communication
L’opération de sponsoring des JOJ2020 qui ont eu lieu du 9 au 22 janvier a été couronnée de succès. Outre le soutien à un événement marquant et fédérateur pour le canton de Vaud, elle a permis de donner de la visibilité à l’ECA, de rajeunir son image, de véhiculer des messages de prévention auprès des familles (12’000 visiteurs au stand situé sur le parvis de la Vaudoise aréna), de rassembler et souder les équipes de collaborateurs au Vortex et de remercier des partenaires et clients. Diverses actions de communication ont ainsi été organisées, dont des affiches, un logo composite sur différents supports (pour les camions, les give-away etc.), des campagnes média, ainsi que des événements.
Les ECA romands, sur initiative de l’ECA Vaud, ont mis sur pied une campagne de prévention destinée à sensibiliser les propriétaires et locataires aux mesures préventives à l’annonce d’un orage. Cette campagne déroulée sur la RTS et d’autres chaînes TV, les réseaux sociaux et sur différents supports digitaux, a été visionnée par 2,3 millions de téléspectateurs romands qui l’ont vue en moyenne 5 fois. Elle sera reconduite à l’été 2021.
Malgré l’annulation de nombreux événements suite aux mesures sanitaires imposées par le COVID-19, les soutiens à diverses institutions culturelles avec lesquelles l’Etablissement a établi des relations de longue date, comme le Théâtre du Jorat, ont été maintenus en 2020.
Près de 9’000 personnes suivent les actualités de l’Etablissement à fin décembre sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram et YouTube). Les informations ayant eu le plus de succès en 2020 concernent les sapeurs-pompiers et les mesures de prévention.
Le lancement du Fonds EN a rencontré un vif intérêt médiatique lors de la conférence de presse organisée le 25 août au Musée cantonal des Beaux-Arts à Lausanne. Près d’une quinzaine d’articles et de reportages radio/TV ont été réalisés sur le thème, générant près de 120 demandes de financement dans les semaines qui ont suivi.
Service juridique
Sur le nombre de procédures judiciaires ouvertes en 2020 (80), le service juridique a pu en clôturer 24. Elles concernent principalement des actions en responsabilité civile, les autorisations de construire et les litiges en lien avec le bail à loyer.
Dans le cadre de l’important projet de construction du nouveau siège de l’ECA, de nombreux appels d’offres, soumis à la procédure des marchés publics, ont été lancés depuis 4 ans et sont à bout touchant. Seul un recours a été déposé.
Durant la période de la première vague de semi-confinement, le service juridique est intervenu pour rédiger les courriers à l’attention des entreprises actives sur le chantier pour leur rappeler leurs devoirs et obligations, afin de maintenir leurs prestations en termes de qualité, amplitude et délais. Enfin, le service juridique participe activement au projet de numérisation des documents en cours à l’ECA, surtout en ce qui concerne le volet de certification de la qualité probante du processus de dématérialisation des documents.
Sécurité et facility management
En charge des bâtiments d’exploitation et de la sécurité pour l’ECA, le SFM a continué en 2020 à être fortement engagé dans les préparatifs pour le nouveau siège de l’ECA. Les tâches ont consisté d’une part à finaliser les concepts et les processus d’exploitation. D’autre part, il a aussi fallu préparer la transition et la prise en charge d’un bâtiment d’une complexité sans comparaison avec les bâtiments d’aujourd’hui, tout en maintenant le service aux collaborateurs dans les locaux actuels.
Le SFM a été fortement sollicité dans le cadre de la gestion de la crise COVID-19. Le responsable SFM a été engagé dans la cellule de suivi et l’équipe a été mise à contribution pour assurer toute la logistique du matériel (masques, désinfection, plexiglas etc.). Afin de faciliter les processus de distribution du courrier entrant et de respecter les normes sanitaires, un système de scannage des documents a été très rapidement mis sur pied avec succès et est toujours utilisé aujourd’hui.
Centre de formation
L’année a fortement été marquée par l’épisode COVID-19. La mise en place rapide d’un plan de protection des usagers du centre et des participants aux cours de sensibilisation a permis le maintien des activités, dans une proportion réduite et en sécurité. Ce ne sont toutefois pas moins de 250 actions de formations qui ont dû être annulées.
En 2020, 7’314 personnes ont quand même pu acquérir le « réflexe prévention » en visitant l’exposition (2’244 visiteurs) dédiée aux dangers du feu et des éléments naturels au centre de formation ou être formées à l’utilisation des petits moyens d’extinction lors de cours de sensibilisation (5’070 participants). Parmi ceux-ci, le cours spécialisé pour éducateurs et éducatrices de la petite enfance a rencontré un vif succès en accueillant plus de 200 participants (57 en 2019). Par ailleurs, il en va de même pour les journées annuelles de formation mises sur pied sur les divers sites du CHUV à travers le canton qui ont pu être organisées sur 30 jours.
L’ensemble des 13 comptoirs régionaux, stands ou salons ont été annulés à partir du mois de mars, parmi lesquels Habitat & Jardin. Seule l’opération pour les JOJ2020 a pu se faire en début d’année (du 9 au 22 janvier 2020). Le stand de l’ECA sur le parvis de la Vaudoise aréna (Yodli Park) a accueilli près de 12’000 visiteurs qui ont découvert les messages de prévention incendie mis en forme par le dessinateur Bertschy.
Service des ressources humaines
Un certain nombre d’actions ont été menées afin d’accompagner les collaborateurs et de faciliter la transition, en vue notamment de l’emménagement dans le nouveau siège, parmi lesquelles des visites de chantier et des ateliers « ambassadeurs ».
Une réflexion pour l’établissement d’un nouveau processus a été menée avec une approche participative. 30 personnes issues des diverses entités de l’entreprise et représentant les divers genres, anciennetés et tranches d’âge, ont participé à trois ateliers, dont deux à distance, qui ont abouti à une proposition de nouveau processus qui sera validée par le comité de direction.
Le contrat assurance accident avec la Generali prenant fin au 31.12.2020, un nouveau marché public a été lancé. La Vaudoise Assurances a réuni le plus grand nombre de critères lui permettant l’adjudication de ce marché pour les 5 prochaines années.